Czy to oznacza, że trzeba ją zapłacić?

Na szczęście nie.

Cyfrowy system to nie wykrywacz prawdy

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, jest już częścią codzienności polskich przedsiębiorców. Faktury trafiają do centralnego systemu, a ich odbieranie i przetwarzanie staje się coraz bardziej zautomatyzowane.

Brzmi świetnie. I w wielu przypadkach naprawdę takie jest.

Jest jednak pewien szczegół: KSeF potwierdza, że faktura została przyjęta do systemu, ale nie potwierdza, że rzeczywiście zamówiłeś towar lub usługę.

System nie wie, z kim rozmawiałeś, co ustaliłeś ani czy w ogóle znasz wystawcę dokumentu.

Krótko mówiąc, technologia zrobiła ogromny krok naprzód, ale umiejętności czytania w myślach jeszcze nie opanowała.

Co zrobić z fakturą, której nie rozpoznajesz?

Przede wszystkim — nie panikować i nie płacić jej automatycznie.

Sprawdź, kto wystawił dokument, czy ktoś w Twojej firmie rzeczywiście dokonywał zakupu i czy kwota odpowiada wcześniejszym ustaleniom.

Czasem to zwykła pomyłka w numerze NIP. Czasem nieporozumienie z dostawcą. A czasem próba wyłudzenia pieniędzy.

Jeżeli podejrzewasz oszustwo, możesz skorzystać z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” dostępnej w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wcześniej warto jednak wyjaśnić sprawę z wystawcą dokumentu.

A co na to księgowa?

Tu dochodzimy do kwestii, o której jako księgowa przypominam przedsiębiorcom szczególnie często.

Faktura widoczna w KSeF nie oznacza automatycznie, że należy ją zaksięgować jako koszt podatkowy.

Biuro rachunkowe widzi dokument i może ocenić jego skutki księgowe oraz podatkowe. Ale to przedsiębiorca najlepiej wie, czy dana transakcja rzeczywiście miała miejsce.

Dlatego tak ważny jest prosty system akceptowania faktur zakupowych i dobra komunikacja między firmą a księgowością.

Nie chodzi o dokładanie kolejnych procedur. Chodzi o to, żeby automatyzacja naprawdę pomagała, zamiast automatyzować również nasze pomyłki.

Bo nawet najlepszy system księgowy nie zastąpi jednego, bardzo ludzkiego pytania: „Zaraz, zaraz… czy my to w ogóle kupiliśmy?”

Dorota Pakieła
AKT Aktywna Księgowość Sp. z o.o.
Członek BNI Advance